ELEKTRONSKA REZERVACIJA TERMINA ZA OSEBNI OBISK UPRAVNEGA ORGANA
1    UVODPredlog vsebinsko prikazuje možnosti uvedbe elektronske rezervacije termina za pridobitev dokumentov na delovnih področjih, ki so v pristojnosti Upravne enote Ljubljana, Sektorja za upravne notranje zadeve (pridobitev digitalnega potrdila SIGEN-CA, izdaja izpiskov iz zemljiške knjige in potrdil iz zbirke geodetskih podatkov, prijava ali odjava prebivališča, izdaja osebne izkaznice in potnega lista, izdaja potrdila o prebivališču in skupnem gospodinjstvu, izdajo potnega lista za tujce, izdaja izpiska in potrdila iz  matičnega registra, prijava sklenitve zakonske zveze, prijava registracije istospolne partnerske skupnosti, priznanje očetovstva, izjava o priimku po razvezi, sestava smrtovnice, upravni postopek v zvezi s spremembo osebnega stanja, izdaja vozniškega dovoljenja in registracija motornega vozila, ...).Ker je mesto Ljubljana kot politično, znanstveno, kulturno, gospodarsko in prometno središče Slovenije, se Upravna enota Ljubljana kot upravni organ sooča s preko pol milijona potencialnimi strankami.2    SEKTOR ZA UPRAVNE NOTRANJE ZADEVESUNZ je največja notranja organizacijska enota UEL tako glede števila zaposlenih kot tudi glede števila in obsega upravnih storitev z naslednjimi notranjimi organizacijskimi enotami.Oddelek za javni red, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:  •    osebna izkaznica,•    potna listina,•    vizum,•    prijava oziroma odjava začasnega prebivališča•    prijava oziroma izbris društva/zveze društev •    odvzem orožja in orožne listine pravni ali fizični osebi,•    izdaja dovoljenja za promet z eksplozivi, za nakup in prenos eksplozivaOddelek za tujce, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:  •    dovoljenje za prvo začasno prebivanje tujcem v Republiki Sloveniji•    osebna izkaznica za tujca,•    potni list za tujce,•    dovoljenje za prvo začasno prebivanje, podaljšanje dovoljenj za začasno prebivanje in za izdajo nadaljnjih dovoljenj za začasno prebivanje tujcem v Republiki Sloveniji,•    dovoljenje za stalno prebivanje tujcev v Republiki Sloveniji,•    potrdilo o prijavi prebivanja za tujce iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora,•    dovoljenje za stalno prebivanje tujcem iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora,•    izdaja in podaljšanje dovoljenja za začasno prebivanje ožjim družinskim članom tujcev iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora, ki niso državljani držav članic Evropskega gospodarskega prostora,•    dovoljenje za stalno prebivanje ožjim družinskim članom tujcev iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora, ki niso državljani držav članic Evropskega gospodarskega prostora,•    potrdila iz uradnih evidenc Oddelek za matične zadeve, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:  •    prijave za sklenitev zakonske zvez in sestavlja zapisnik o prijavi,•    zapisnike o priznanju očetovstva,•    potrdilo o državljanstvu RS po rodu ob vpisu novorojenega otroka v matični register,•    potrdila o državljanstvu,•    izpiske iz matičnih knjig,•    potrdila iz matičnih knjig,•    izpiske iz matičnega registra,•    potrdila iz matičnega registra,Oddelek za promet, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:  •    izvaja registracijo motornih in priklopnih vozil •    izvaja začasno registracijo motornih in priklopnih vozil•    izvaja odjave vozil•    izdaja preizkusne tablice •    izdaja kovinske preizkusne tablice•    sprejema vloge za izdajo in podaljšanje veljavnosti vozniških dovoljenj •    izdaja in podaljšuje veljavnost dovoljenj za učitelje vožnje (voznike inštruktorje) in učitelje predpisov •    sprejema vloge za izdajo izkaznic o voznikovih kvalifikacijah•    izvršuje z vpisom v evidenco kazni prenehanja veljavnosti vozniškega dovoljenja, •    vodi postopek in izdaja posebni znak za ustavljanje in parkiranje vozil invalidnim osebam, zdravstvenim osebam in zdravstvenim organizacijam •    vodi postopek izdaje vozniških dovoljenj v primeru pogrešitve, izgube ali tatvine vozniškega dovoljenja •    vroča vozniška dovoljenja•    izdaja potrdila iz uradnih evidenc Iz navedenega je razumljivo, da imajo navedeni oddelki širok obseg nalog in da je velik obseg zahtev strank za pridobitev določenih dokumentov. Poleg tega je bil naveden le del nalog, ki jih opravljajo.3    Spletni opomnik na državnem portalu E-upravaOd 11.05.2011 dalje portal E-uprava omogoča storitev spletni opomnik, za katerega  je potrebno kvalificirano digitalno potrdilo za registracijo v E-upravo. Storitev omogoča uporabniku, da je elektronsko obveščena o poteku dokumentov (osebna izkaznica, potni list, vozniško in prometno dovoljenje, tehnični zapisnik in orožni list) in sicer 30, 14 in 3 dni pred potekom veljavnosti preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti in daje uporabniku na razpolago način in termin obveščanja. Poleg tega lahko uporabnik nastavi obveščanje tudi za družinskega člana, mlajšega od 18 let.3.1    Nadgradnja opomnika z možnostjo elektronske rezervacije terminaElektronski opomnik izpolnjuje vse tehnološke pogoje za nadgradnjo oziroma dopolnitvijo še ene storitve, in sicer elektronske rezervacije termina uporabnika za opravljanje določene storitve (ureditev dokumentov). Uporabniku bi se lahko z novo storitvijo omogočilo da sam izbere:1.    katero storitev bi rad opravil in 2.    termin (datum in čas) osebnega prihoda  na upravni organ, kar  pomeni da bi bil uporabnik prikrajšan za čas čakanja in bi uslužbenec takoj sprejel stranko. Proces elektronske rezervacije bi potekal v 3 fazah:1.    faza rezervacije termina Uporabnik bi pri elektronski rezervaciji izpolnil podatke v naslednjem zaporedju:1.    kdaj (datum in ura) bi se  želel oglasiti pri upravnem organu 2.    koliko dokumentov bi uredil (enega, dva, ali več)3.    katere dokumente bi želel urediti (osebna izkaznica, potni list, vozniško in prometno dovoljenje,  tehnični zapisnik in orožni list)4.    izbira uporabnika o načinu seznanitve o bližajočem roku obiska upravnega organa (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti)2.    faza obveščanja uporabnika da se mora kmalu oglasiti pri upravnem organu Čas (od 1 do 3 dni) in način seznanitve (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti) uporabnika o rezerviranem roku obiska upravnega organa. Daljše je obdobje rezerviranega termina uporabnika, večje so možnosti da bo pozabil na dogovorjen obisk organa, zato je najbolj primeren rok obveščanja pred izbranim rokom uporabnika maksimalno 3 dni.3.    potrditev uporabnika da se bo osebno oglasil na dogovorjeni termin Povratna potrditev uporabnika (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti), da se bo oglasil pri upravnem organu ob času, ki si ga je sam določil   Pri izbiri določene upravne storitve bi uporabnik bil seznanjen katere dokumente mora imeti s seboj za pridobitev želenega dokumenta in navedena telefonska številka za pridobitev dodatnih informacij.4    ZAKLJUČEKSektor za upravne notranje zadeve (SUNZ) je v letu 2008 prejel 132.076 upravnih zadev, v letu 2009 128.294 in v letu 2010 upravnih zadev 147.702, kar jasno kaže obremenjenost organa. S predlagano storitvijo bi državna uprava pridobila  na več področjih:•    še za en korak približala uporabnikom storitev oziroma državljanom•    posledično bi se tudi spremenil sistem dela uslužbencev, saj bi se zmanjšal »nenapovedan obisk« uporabnikov storitev, ker si bodo nekateri rezervirali čas za obisk organa•    s pravilnim pristopom obveščanja po medijih o morebitni novi storitvi bi državljani začeli razmišljati o pridobitvi digitalnega potrdila in uporabi elektronskih storitev .