1 UVOD
Prost pretok blaga v Evropski skupnosti je eden izmed
temeljev notranjega trga. Proizvajalcem omogoča
dostop na veliki trg evropskega gospodarskega prostora,
povečuje kakovost proizvodov, pospešuje
konkurenčnost podjetij, uporabnikom oziroma
potrošnikom pa omogoča širšo ponudbo in predvsem
večjo varnost pri uporabi proizvodov [1], [2].
Stari pristop je zahteval obvezno preverjanje ali
certificiranje proizvodov pred dajanjem na trg.
Smernice novega pristopa pa narekujejo, da ustrezne
postopke ugotavljanja skladnosti izpelje proizvajalec
bodisi sam ali ob sodelovanju neodvisne institucije (t. i.
priglašeni organ).
Vse države članice Evropske skupnosti morajo v
nacionalno zakonodajo prevzemati direktive novega
pristopa, ki [1], [2]:
 določajo bistvene varnostne in zdravstvene
zahteve za proizvode;
 ne zahtevajo obvezne uporabe standardov;
 določajo, da uporaba harmoniziranih standardov
ustvarja domnevo o skladnosti;
 predpisujejo postopke ugotavljanja skladnosti;
 proizvajalcu nalagajo odgovornost za varen
proizvod;
 zahtevajo CE-označevanje proizvodov.
Prejet 10. april, 2019
Odobren 2. december, 2020
KONCEPT PRIPRAVE NAVODIL ZA UPORABO PROIZVODOV 61
Oznaka CE (Slika 1.1) pomeni skladnost proizvoda z
evropskimi direktivami novega pristopa, ki zadevajo ta
proizvod. Direktive oz. smernice so skupek zavezujočih
predpisov, ki sta jih izdala Evropski parlament in Svet
EU, ter so zavezujoče za države članice. Oznaka CE
izhaja iz francoskega izraza za Evropsko skladnost (fr.
Conformité Européenne). Zakonodaja natančno določa
zahteve, ki jih mora proizvajalec izpolnjevati, da lahko
označi proizvod s to oznako. Oznaka CE ne označuje
porekla proizvoda, blagovne znamke in tehniške
kakovosti ter nima komercialnih namenov. To je
zakonska zahteva za promet s proizvodi na notranjem
trgu EU. Oblika je natančno definirana v Uradnem listu
in se sme uporabljati le v tem sorazmerju, lahko pa je
povečana ali pomanjšana. Proizvod, ki je označen z
oznako CE, se pojmuje, da je dokončan, pripravljen za
trg (torej v uporabo) in varen [1], [2].
Slika 1.1: CE oznaka
Proizvod mora izpolnjevati zahteve Pravilnika o
varnosti strojev UL RS št. 57/2008, zato mora
proizvajalec pripraviti tehnično dokumentacijo oz.
tehnično mapo, kot to določa Priloga VII.
Tehnična dokumentacija je bistven sestavni del pri
načrtovanju in izdelavi strojev ter njihovi umestitvi na
trg. Izkazovati mora, da je stroj skladen z zahtevami
direktive. Vsebina tehnične dokumentacije mora
vsebovati podatke o razvoju, proizvodnji, vgradnji,
obratovanju in vzdrževanju proizvoda v celotni
življenjski dobi. Proizvajalec mora v tehnični
dokumentaciji dokumentirati ukrepe, ki jih je upošteval
pri zasnovi in načrtovanju, da bi stroj izpolnjeval
zahteve predpisov o varnosti. Skupaj z EU-izjavo o
skladnosti mora biti tehnična dokumentacija na zahtevo
predložena ustreznim nacionalnim organom.
Tehnično dokumentacijo proizvoda hrani
proizvajalec opreme v fizični in elektronski obliki ter jo
mora za potrebe dokazovanja skladnosti na zahtevo
priglašenega organa tudi pripraviti in izročiti. Hraniti jo
je treba deset let od datuma, ko je bil proizvod dan na
trg.
Vsebina tehnične dokumentacije mora biti tako
podrobna, da lahko ugotovimo skladnost proizvoda z
direktivo ali s harmoniziranimi standardi, če so bili
uporabljeni. Torej naj vsebuje [3]:
 rezultate izdelanih načrtnih preračunov,
opravljenih preskusov itd.;
 poročila testiranj in preskusih;
 splošen opis stroja;
 sestavno risbo stroja in risbe krmilnih
tokokrogov ter primerne opise in razlage,
potrebne za razumevanje delovanja stroja;
 podrobne risbe z vsemi priloženimi izračuni,
rezultati preskusov, potrdili itd., potrebnimi za
preverjanje skladnosti stroja z bistvenimi
zdravstvenimi in varnostnimi zahtevami;
 dokumentacijo o oceni tveganja, ki izkazuje
uporabljeni postopek, vključno s seznamom
bistvenih zdravstvenih in varnostnih zahtev, ki se
uporabljajo za zadevni stroj, in opisom
varovalnih ukrepov, izvedenih za odpravo
ugotovljenih nevarnosti ali zmanjšanje tveganja
in, kadar pride v poštev, navedbo preostalih
tveganj, povezanih s strojem;
 uporabljene standarde in druge tehnične
specifikacije z navedbo bistvenih zdravstvenih in
varnostnih zahtev, ki jih pokrivajo ti standardi;
 vsa tehnična poročila, v katerih so navedeni izidi
preskusov, ki jih je opravil proizvajalec ali
organ, ki ga je izbral proizvajalec ali njegov
pooblaščeni zastopnik;
 izvod navodil za stroj;
 kadar pride v poštev, izjavo o vgradnji
vključenih, delno dokončanih strojev in ustrezna
navodila za sestavljanje takih strojev;
 kadar pride v poštev, izvode ES-izjav o
skladnosti stroja ali drugih proizvodov, vgrajenih
vanj;
 izvod ES-izjave o skladnosti.
Tehnična dokumentacija se nanaša na načrtovanje,
izdelavo in vgradnjo proizvoda, tako za mehanski,
električni in programski del. Uporabniška
dokumentacija je tista, ki jo mora dobiti končni
uporabnik in vsebuje vsa navodila za pravilno,
optimalno in varno uporabo proizvoda v celotni
življenjski dobi. Vsebuje lahko tudi del dokumentov iz
projektne in tehnične dokumentacije. Proizvajalec mora
tudi obvladovati vse vgrajene materiale, kar običajno
poimenujemo kot materialna dokumentacija.
Kvalifikacijska dokumentacija vsebuje dokumente, ki se
nanašajo na preskušanje proizvoda med proizvodnjo in
vgradnjo ter za končni prevzem in validacijo.
V nadaljevanju je predstavljen primer razdelitve
dokumentacije (Slika 1.2), ki velja predvsem za tip
proizvodov, ki se vgrajujejo v farmacevtski industriji in
jih narekujejo GMP-smernice (»Good Manufacturing
Practice« oz. dobra proizvodna praksa).
Navodila za uporabo so del vsakega proizvoda in
morajo biti v uradnem jeziku države. Pisanje navodil za
uporabo nam lahko povzroči zmedo in polno dodatnega
dela, če se tega ne lotimo sistematično. Vključiti
moramo vse potrebne podatke o proizvodu, ne premalo
in ne preveč. Navodila za uporabo torej ne smejo biti
pomanjkljiva, hkrati pa jim ni treba vsebovati
nepotrebnih informacij, ki bi razkrivale, kako na primer
izdelati napravo.
62  SMOLIČ, BEGEŠ
Dober vodnik za pripravo navodil za uporabo je
standard IEC 82079-1:2012 – Priprava navodil za
uporabo – Zgradba, vsebina in predstavitev – 1. del:
Splošna načela in podrobne zahteve. Standard opisuje
pomen navodil za uporabo, uporabo grafičnih simbolov
in varnostnih znakov, opredeljuje vsebino, ki jo morajo
zajeti navodila, daje smernice za predstavitev navodil,
strukturo, terminologijo, čitljivost, v prilogah pa lahko
prek kontrolnih seznamov ocenimo učinkovitost navodil
za uporabo.
Slika 1.2: Vrste tehnične dokumentacije.
Navodila za uporabo morajo kontekstno urejati
kvalificirane osebe, specializirane za pisanje za ciljne
skupine. Za pripravo navodil za uporabo, vključno s
preverjanjem in lektoriranjem, so odgovorni strokovni
pisci, t. i. tehnični komunikatorji. Imeti morajo:
 napredne sposobnosti komuniciranja, zlasti
tehnične komunikacije;
 kompetence v izvirnem jeziku;
 poznavanje področja predmeta;
 poznavanje procesne verige za pripravo navodil
za uporabo.
2 POMEN TEHNIČNEGA KOMUNIKATORJA
Tehnični komunikator (angl. technical communicator) je
poklic, ki še vedno ostaja relativno manj znan. Mogoča
poimenovanja so še tehnični pisec, tehnični avtor,
strokovnjak za dokumentacijo, tehnični urednik ...
Tehnični komunikatorji opravljajo široko paleto
delovnih nalog v različnih industrijskih panogah.
Njihova glavna skrb je posredovanje informacij
uporabnikom proizvodov in storitev na jasen, lahko
berljiv in razumljiv način. Za opravljanje svojih nalog
se tehnični komunikatorji osredotočajo na potrebe
končnih bralcev dokumentov in uporabljajo različna
grafična orodja za pripravo besedil za tiskanje.
Tehnični komunikatorji se lahko tudi specializirajo
za različne vidike upravljanja informacij, kot so
oblikovanje spletnih strani, grafično oblikovanje, tržne
komunikacije, pomoč na spletu, tiskanje, usposabljanje,
pisanje predlogov in tehnična dokumentacija. Poklic
združuje področje tehnologije in jezikov ter ponuja
nekaj prostora za ustvarjalnost. Poleg pisne
komunikativne kompetence je treba imeti tudi dobre
komunikacijske in organizacijske sposobnosti.
Naloge tehničnih komunikatorjev so raznolike,
odvisno od industrije in podjetja. Vključujejo pisanje
uporabniških priročnikov, izdelovanje spletnih datotek
za pomoč, upravljanje ali zagotavljanje vsebine spletne
strani, pisanje kratkih informacij o proizvodih in opisih
proizvodov, bele knjige (tj. vodnik, ki bralce natančno
obvešča o zapletenem vprašanju ter jim pomaga pri
razumevanju težave), predstavitve, študije primerov,
predloge in druge dokumente podjetja. Ukvarjajo se z
upravljanjem informacij, pojasnjujejo koncepte in
opisujejo procese. Tehnični komunikatorji morajo
razumeti tehnologijo ter znati jasno in jedrnato sporočati
končnim uporabnikom. Od njih se pričakuje, da se
naučijo široke palete besedilnih in grafičnih orodij za
opravljanje svojih nalog.
Delo tehničnih komunikatorjev je lahko zelo
razgibano in zanimivo. To delovno mesto zahteva
nenehno učenje o novih tehnologijah in proizvodih, kot
tudi učenje o orodjih za dokumentiranje vsebine.
Tehnični komunikatorji imajo priložnost izkoristiti
svojo kreativnost za reševanje problemov ter lahko
zagotovijo primernejše in uporabnejše rešitve za
različne ciljne skupine uporabnikov, [4].
3 ZAHTEVE STANDARDA IEC 82079-1
Standard IEC 82079-1 [5] zajema splošna načela in
podrobne zahteve o sestavi vseh vrst navodil za
uporabo, ki bodo v pomoč uporabnikom proizvodov
vseh vrst, od majhnih do obsežnih oziroma zelo
kompleksnih proizvodov. Pri kompleksnih proizvodih
se navodila ločujejo na primer navodila za uporabo,
navodila za montažo, varnostna navodila, navodila za
priključitev, navodila za upravljanje, navodila za
vzdrževanje itd. Za enostavnejše proizvode pa
proizvajalci združujejo informacije v enem dokumentu,
T
E
H
N
I
Č
N
A
D
O
K
U
M
E
N
T
A
C
I
J
A
PROJEKTNA
Projektni
menedžment v
vseh fazah
projekta
Prodajna faza: ponudba,
specifikacije, izračuni, opisi,
idejne rešitve, pogodba
Izvedbena faza: pogodba,
specifikacije, terminski
plani, naročila, analiza tveganja,
zapisniki, e-sporočila ….
DOKUMENTACIJA
NAČRTOVANJA
Načrtovanje,
izdelava in
vgradnja
proizvoda
Izračuni, meritve, posnetki s
terena
Načrti, delavniške risbe, opisi
Podatki o vgrajenih
komponentah, o materialih, o
tehničnih postopkih
Elektro načrti, vhodi/izhodi
sistema, pnevmatika,
hidravlika ...
Design Specification-dokumenti
(Functional DS, Software DS,
Hardware DS)
UPORABNIŠKA
Dokumentacija za
končnega
uporabnika
Del dokumentov iz tehnične in
projektne dokumentacije
Navodila (za zagon, uporabo,
vzdrževanje, upravljanje,
usposabljanje, montaža ...)
Izjave, certifikati
Dokazila o preizkušanju
MATERIALNA Dokazila o vgrajenih materialih
KVALIFIKACIJSKA
Preskušanje
proizvoda
Testni protokoli in testna
poročila
Validacijska dokumentacija
(nastavitve parametrov)
KONCEPT PRIPRAVE NAVODIL ZA UPORABO PROIZVODOV 63
ki ga poimenujejo različno, npr. navodila za uporabo in
vzdrževanje, uporabniški priročnik, angl. user manual,
itd.
Standard je namenjen vsem, ki sodelujejo pri pripravi
navodil za uporabo, to so: dobavitelji, tehnični pisci,
tehnični ilustratorji, oblikovalci programske opreme,
prevajalci ali druge osebe, vključene v delo na področju
zasnove in priprave navodil za uporabo. Standard IEC
82079-1 ne določa fiksne količine dokumentacije, ki
mora biti priložena proizvodu. Obseg dokumentacije je
odvisen od lastnosti proizvoda in njegove
kompleksnosti ter spretnosti in znanj uporabnikov, ki
jim je proizvod namenjen.
3.1 Splošne zahteve standarda IEC 82079-1
Proizvodu so priložena navodila za uporabo, ki
spodbujajo njegovo predvideno uporabo in vsebujejo
vse informacije, ki jih mora uporabnik poznati pri
uporabi tega proizvoda. Kadar navodila za uporabo
obsegajo več kot en dokument, jih je treba urediti v
smiselnem in organiziranem sistemu.
Navodila za uporabo so sestavni del varnega
delovanja in vzdrževanja proizvoda. Zagotavljajo
informacije, da se izognemo nesprejemljivemu tveganju
za uporabnika, poškodbe proizvoda ali drugih
proizvodov, okvare ali neučinkovitega delovanja.
Vendar navodila za uporabo ne morejo nadomestiti
pomanjkljivosti v konstrukciji ali manjkajočih
varnostnih sistemov.
Načine komuniciranja se izbere po potrebi v skladu z
okoljem in ciljnimi skupinami uporabnikov. Zagotoviti
je treba, da imajo ciljne skupine stalen in enostaven
dostop do vseh informacij, potrebnih med uporabo v
predvidljivih okoliščinah, zlasti za varnost, predvideno
uporabo, namestitev, začetek obratovanja, odpravljanje
težav, vzdrževanje in odstranitev. V večini primerov, na
primer za potrošniške proizvode, je potrebna natisnjena
različica navodil za uporabo. Navodila za uporabo le v
elektronski obliki niso dovoljena.
Zaradi omejenega prostora, ki je na splošno na voljo,
lahko dajanje navodil za uporabo na proizvodu povzroči
težave v povezavi z jeziki, zlasti če ima država, kjer se
bodo navodila za uporabo uporabljala, več kot en uradni
jezik. Te težave je mogoče rešiti z uporabo grafičnih
simbolov, vključno z varnostnimi znaki in oznakami o
varnosti proizvoda, ali z uporabo določenih besed ali
okrajšav (na primer STOP, MAX./MIN.), ki so
mednarodno sprejemljive.
Grafični simboli, vključno z varnostnimi znaki in
varnostnimi nalepkami za proizvode, morajo biti zlahka
prepoznavni in razumljivi ciljni skupini. Pojasniti je
treba grafične simbole, vključno z varnostnimi znaki,
uporabljenimi na proizvodu ali v navodilih za uporabo,
ki niso razumljivi ali so dvoumni.
Grafični simboli za uporabo na opremi, vključno z
varnostnimi znaki, morajo ustrezati standardom ISO
7010, IEC 60417 in ISO 7000. Grafični simboli za
diagrame morajo ustrezati IEC 60617 in ISO 14617.
ISO 9186 zagotavlja postopke za preizkušanje
razumljivosti grafičnih simbolov.
Podatke v povezavi z varnostjo je treba poudariti z
uporabo večjih in/ali različnih pisav ali velikosti pisave,
uporabo barv in grafičnih simbolov, vključno z
varnostnimi znaki, ali na druge načine, ki zagotavljajo
vidnost.
Opozorila na nevarnosti pri uporabi proizvodov
morajo vidno odstopati od preostalega besedila v
navodilih. Uporabljajo se uveljavljene signalne besede,
ki so določene v ISO 3864-2, kot sledi:
 NEVARNOST: signalna beseda, ki označuje
nevarnost z visoko stopnjo tveganja, ki bi lahko,
če se ji ne izognemo, povzročila smrt ali resno
poškodbo;
 OPOZORILO: signalna beseda, ki označuje
nevarnost s srednjo stopnjo tveganja, ki bi lahko,
če se ji ne izognemo, povzročila smrt ali resno
poškodbo; in
 PREVIDNOST: signalna beseda, ki označuje
nevarnost z nizko stopnjo tveganja, ki bi lahko,
če se ji ne izognemo, povzročila majhne ali
zmerne poškodbe.
Opozorilna sporočila se oblikujejo dosledno in morajo
biti vidna in opazna. Pri načrtovanju in oblikovanju
opozorilnih sporočil je za doseganje največje mogoče
učinkovitosti treba začeti s signalno besedo, omejiti
besedilo in ilustracije na bistveno ter zagotoviti, da so
opozorilna sporočila vidna uporabniku in drugim
osebam, ki so izpostavljene nevarnostim zaradi svojega
položaja med uporabo, in to ob pravem času.
Na začetku navodil za uporabo je treba opredeliti in
pojasniti, kakšna opozorilna sporočila bomo uporabljali
v dokumentaciji. Primer dobre prakse je, da določimo
simbole, ki nakazujejo na signalne besede, ter tako
pozornost bralca pritegnemo že z vizualnim prikazom
(Slika 3.1).
OPOZORILO!
Samo ustrezno usposobljeno osebje
lahko upravlja napravo!
NEVARNOST!
Uporaba naprave v eksplozivnih ATEX-
conah, ki odstopajo od predpisanih, je
strogo prepovedana!
Slika 3.1: Primer uporabe signalnih besed v opozorilnih
sporočilih.
3.2 Vsebina navodil za uporabo
Standard opisuje, kaj vse morajo vsebinsko zajemati
navodila za uporabo. Opisati je treba funkcionalnost
proizvodov in zagotoviti odgovore na uporabniška
64  SMOLIČ, BEGEŠ
vprašanja, kot so KJE, KDO, KAJ, KDAJ, KAKO,
ZAKAJ. Informacije, ki jih je treba dati, so odvisne od
ciljnih skupin in nalog, ki so jim namenjene.
Navodila za uporabo so nedvoumno povezana s
priloženim proizvodom, zato morajo vsebovati
informacije v povezavi z identifikacijo proizvoda, kot so
ime in naslov dobavitelja, oznaka serije ali vrste, ime
proizvoda, vrsta dokumenta in, če je primerno, serijska
številka in prikaz proizvoda.
Uporabnika je treba opozoriti na pomen shranitve
navodil za uporabo v življenjski dobi proizvoda, zato
naj bodo označena z napisom, npr.: »Pred uporabo
natančno preberite navodilo! Shranite navodila za
morebitno prihodnjo uporabo.« Ker je embalaža
pogosto nepomembna in uničena med odpiranjem,
navodila za uporabo, ki jih je treba shraniti za prihodnje
uporabe, ne smejo biti le na embalaži. Navodila za
uporabo, navedena na proizvodu, morajo ostati čitljiva
ves čas pričakovane življenjske dobe proizvoda.
3.2.1 Garancija proizvoda
Garancijska listina proizvoda vključuje vsa ustrezna
določila in pogoje (na primer datum izteka, pogoje
storitve, (ne)dovoljene spremembe, razpoložljivost
rezervnih delov) in se priloži navodilom za uporabo.
Morda je primerno, da je garancijska listina za proizvod
poseben dokument, še zlasti če se pogoji med različnimi
prodajnimi kanali ali državami razlikujejo.
Kadar je to primerno, je treba jasno navesti, da
vsakršno spreminjanje proizvoda ni priporočeno,
posledic pa ne bodo pokrivale podporne storitve ali
garancije za proizvode. Če dobavitelj uporabnikom
dovoljuje spreminjanje proizvoda, morajo navodila za
uporabo opisati dopustne (in nedopustne) spremembe.
3.2.2 Varnostne informacije
Z namenom varne uporabe proizvoda v njegovi celotni
življenjski dobi mora proizvajalec proizvoda varnostne
informacije ustrezno razvrstiti in umestiti v
dokumentacijo. Primerna je na primer razvrstitev na:
 varnostne opombe;
 opozorilna sporočila;
 varnostne nalepke/varnostne znake.
Varnostne opombe se navedejo v posebnem odstavku
ali poglavju na začetku navodil za uporabo. Ta odstavek
ali poglavje mora biti jasno opredeljen in imeti naslov,
ki poudarja pomen vsebine. Varnostna opozorila naj
vsebujejo vsaj navodila za varno uporabo proizvodov,
navedejo naj potencialne nevarnosti in kako se jim
izogniti ter verjetne posledice.
Opozorilna sporočila se navedejo v okoliščinah, v
katerih se lahko pojavi nevarnost. Nakažejo na
morebitne nevarnosti in navedejo mogoče posledice, če
se tem ne bi izognili. Opozorilna sporočila morajo biti
kratka in jedrnata. Ne smejo vsebovati kompleksnih
postopkov, ampak naj dopolnjujejo postopke, opisane v
navodilih za uporabo. Vključiti je treba informacije o
izogibanju nevarnostim.
Navesti je treba varnostne znake in nalepke, ki so na
napravi, ter pojasniti njihov pomen. Opozoriti je treba,
da morajo varnostni znaki na napravi ostati na vidnem
mestu in v nepoškodovanem stanju ter da jo je treba v
primeru poškodbe ali odstranitve zamenjati z novo.
Informacije v povezavi z varnostjo vključujejo
naslednje, če je to primerno:
 predvideno uporabo proizvoda, njegovo glavno
nalogo/namen in področje uporabe ter bistvena
varnostna načela, ki jih je treba upoštevati;
 omejitve uporabe glede na kraj, čas, okolje in
vrsto uporabe, materiale in dodatke, vsa potrebna
orodja ter klimatske razmere za delovanje in
skladiščenje, kot so temperatura in vlažnost,
eksplozivno ozračje, delovanje na prostem;
 jasne in vidne informacije o osebni zaščitni
opremi (na primer oblačilih, zaščitnih očalih), ki
je potrebna za varno uporabo proizvoda;
 zaščitne elemente, ki jih morajo uporabniki
vgraditi ali aktivirati;
 morebitne nevarnosti ali varnostne ukrepe za
posebne skupine oseb, na katere je treba
uporabnike opozoriti in ki niso takoj očitni brez
opozorila;
 mogoče posledice za zdravje, ki so lahko
posledica neupoštevanja varnostnih ukrepov ali
preprečevanja nevarnosti, če tveganje ali resnost
ne bi bila takoj očitna;
 opis vrste uporabnika, na primer kvalificirane
osebe ali običajne osebe, starejše od 18 let;
 informacije o omejitvah oseb, ki jim je dovoljeno
uporabljati proizvod, skupaj z zahtevanimi
posebnimi veščinami;
 posebne znake, da proizvodi niso več varni za
uporabo, na primer zaradi obrabe, staranja ali
poškodb;
 informacije o varnem odstranjevanju;
 razlago grafičnih simbolov, ki se uporabljajo pri
informacijah, povezanih z varnostjo;
 omejitve in priporočila za varno uporabo, kot je
uporaba v suhem okolju ali prepovedana uporaba
v kopalnicah ali drugih vlažnih okoljih;
 signalne besede in grafične simbole, vključno z
varnostnimi znaki;
 opozorilna sporočila o nevarnostih;
 opozorilna sporočila o razumno predvidljivi
napačni rabi;
 opozorilna sporočila o sevanju,
 potrebo po preprečevanju dostopa otrokom ali
stika s hišnimi ljubljenčki, rastlinami ali
žuželkami.
3.2.3 Tematski sklopi vsebine navodil za uporabo
V navodila za uporabo je treba vključiti:
 informacije o usposabljanju uporabnikov;
 določitev ciljnih skupin;
 pripravo proizvodov za uporabo:
o prevoz in skladiščenje;
KONCEPT PRIPRAVE NAVODIL ZA UPORABO PROIZVODOV 65
o namestitev;
o zagon;
 delovanje proizvodov:
o normalno delovanje;
o informacije za avtomatsko ali daljinsko
nadzorovane procese;
o indikacije napak in signali opozorilne
naprave;
o izredne razmere v primeru nezgode;
o odpravljanje težav in popravilo, ki ga
opravlja nekvalificirana oseba;
o odpravljanje težav in popravilo, ki ga
opravlja kvalificirana oseba;
 vzdrževanje proizvoda;
 izbirne module in dodatke;
 priloženo dodatno opremo, potrošni material in
rezervne dele;
 informacije o posebnih orodjih, opremi in
materialih;
 informacije o popravilu proizvodov in zamenjavi
delov;
 informacije, ki se zahtevajo, ko proizvod ni več
potreben:
o demontaža;
o recikliranje;
o odstranjevanje.
3.3 Predstavitev navodil za uporabo
3.3.1 Struktura navodil za uporabo
Navodila za uporabo, ki so dolga ali zapletena, morajo
biti jasno razdeljena na primerne dele in morajo imeti
dosledno obliko. Za navodila za uporabo, ki obsegajo
več priročnikov, naj informacije na naslovnici
omogočajo enostavno razlikovanje enega priročnika od
drugega.
Če navodila za uporabo vsebujejo več kot dve
(natisnjeni) strani, naj bodo strani oštevilčene.
Priporočljivo je, da jih oštevilčimo kot n od m, kjer je n
številka dejanske strani, m pa skupno število strani.
Navodila za uporabo, ki presegajo štiri strani, naj
vsebujejo kazalo. Naslovi in številke strani v kazalu
morajo biti enake tistim, ki se uporabljajo v besedilu.
Neizogibni tehnični izrazi, kratice in okrajšave, ki jih
ciljna skupina ne more razumeti, morajo biti našteti in
pojasnjeni.
Navodila za uporabo morajo biti razumljiva splošni
javnosti, razen če je proizvod namenjen posebni ciljni
skupini s strokovnim znanjem. Kadar je uporaba
tehničnih izrazov neizogibna, naj bodo njihovi pomeni
pojasnjeni. V celotni dokumentaciji je treba uporabljati
dosledno terminologijo.
Veličine običajno izražamo v enotah SI (mednarodni
sistem merskih enot) ali v izpeljanih SI-enotah. Vendar
pa morajo biti veličine, izražene v navodilih za uporabo,
skladne s tistimi merskimi enotami, ki se uporabljajo na
proizvodu. Če se uporabljajo merske enote brez SI, je
treba zagotoviti enakovredne enote SI.
3.3.2 Razumljivost vsebine navodil za uporabo
V vsakem delu navodil za uporabo je treba postopke, ki
jih mora opraviti uporabnik, čim bolj razčleniti na niz
majhnih korakov. Vsak korak mora določati en ukrep.
Za proceduralna navodila se pred zaporedjem
delovanja predpišejo predpogoji za zaporedje potrebnih
korakov. Kjer je mogoče (in zlasti za montažo), je treba
uporabniku omogočiti branje enega samega učnega
koraka, ki ga nato izvede.
Uporabiti je treba metode za strukturiranje navodil za
uporabo, ki podpirajo pravilno uporabo proizvoda (kaj
je treba storiti s proizvodom in kako, v pravilnem
vrstnem redu). Uporaba ilustracij oziroma ponazoritev
povečuje razumljivost navodil za uporabo. Priporočljivo
je učinkovito ravnovesje med besedilom in
ilustracijami.
Besedilo navodil za uporabo mora biti napisano s
preprostimi, jasnimi in neposrednimi izrazi in v kratkih
povedih.  Če bralci naletijo na izraze, ki jih ne
razumejo, jih bodo motili pri obdelavi informacij. V
najslabšem primeru lahko prekinejo branje ali prezrejo
celotno besedilo. Izogibati se je treba nespoštljivim,
pristranskim ali pokroviteljskim izrazom,
predpostavkam ali stereotipom. Tržna in oglaševalna
sporočila ne sodijo v navodila.
3.3.3 Čitljivost navodil za uporabo
Slog je treba določiti in upoštevati v celotnih navodilih
za uporabo, poenotiti slog pisanja besedila, dosledno
uporabljati izraze, oblikovati postavitev besedila in
strani, vključno z izbiro pisave in velikosti pisave.
Pisave besedila in grafični simboli, ki se uporabljajo
za informacije, integrirane v proizvod, tiskani material
in računalniško podprte informacije, morajo biti tako
jasni in čim večji, da se zagotovi najboljša čitljivost za
vse uporabnike, vključno s starejšimi uporabniki in
uporabniki z motnjami vida. Najboljša berljivost je
dosežena pri optimizaciji razmerja med vsaj štirimi
spremenljivkami, kot so tip pisave, velikost tipa, število
znakov na vrstico (približno 70 v latinici) in razmik med
vrsticami (najmanj 120 % velikosti tipa v latinici).
Mehanizmi za ustvarjanje poudarka se morajo previdno
uporabljati, da se ne zmanjša čitljivost. Krepke črke,
podčrtane, velike in ležeče črke se lahko uporabljajo za
poudarjanje posameznih besed in besednih zvez, ne pa
za poudarjanje celih odstavkov ali delov.
Pri izbiri barv je treba paziti, da izberemo kontrastne
barve, ki bodo razločne tudi po črno-belem
fotokopiranju ali tiskanju na enobarvnem tiskalniku.
4 STRUKTURA NAČRTOVANJA NAVODIL ZA
UPORABO
Med izdelavo navodil za uporabo je dobro upoštevati
več postopkov, ki so predstavljeni v nadaljevanju in v
[6]. Postopki pomagajo zagotoviti, da so navodila za
uporabo dobro premišljena in uporabnikom zagotovijo
informacije, ki jih potrebujejo. Vsak postopek je treba
66  SMOLIČ, BEGEŠ
preveriti in prilagoditi glede na kompleksnost, tveganje,
pravna vprašanja, zahteve stranke itd. Shema strukture
načrtovanja je prikazana na spodnji sliki (Slika 4.1).
Slika 4.1: Shema strukture načrtovanja.
4.1 Omejitve pri načrtovanju priprave navodil za
uporabo
Vodstvo je odgovorno za ureditev virov, časovnih
načrtov in ciljev kakovosti, da bi omogočili načrtovanje,
pripravo in izvedbo učinkovitih navodil za uporabo.
Zagotoviti mora, da razvoj navodil za uporabo poteka
paralelno z razvojem oblikovanja proizvoda in trženja.
Vodstvo mora zagotoviti razpoložljivost vseh znanj
in izkušenj, potrebnih za pripravo navodil za uporabo,
kar lahko vključuje pisanje tehničnih dokumentov,
strokovno znanje ergonomije, grafično oblikovanje,
oblikovanje elektronskih učnih medijev, temeljito
razumevanje razvoja proizvoda in predvidenih funkcij,
tehnično znanje in izkušnje, potrebne za analizo
nevarnosti in predvideno škodo, obrabo in napake,
pravno skladnost in strokovno znanje o odgovornosti za
proizvode, tehnično prevajalsko usposobljenost …
4.2 Načrtovanje priprave navodil za uporabo in
vodenje projektov
Razvoj navodil za uporabo zahteva posebno vodenje
projektov in projektno komunikacijo. Naloge,
odgovornosti, pooblastila in mejnike je treba jasno
opredeliti.
Da bi izpolnili vse zahteve in zagotovili, da so
navodila za uporabo primerna namenu, je treba proučiti
ustrezne vire, kot so zakonske zahteve, pogodbe in
standardi. Analizirati je treba:
 cilj in funkcijo proizvoda, na katerega se
nanašajo navodila za uporabo, podobni proizvodi
in njihova navodila za uporabo, strukturo
proizvoda, preostala tveganja, mogoče težave in
odpravljanje napak, rezervne dele, življenjsko
dobo proizvoda;
 trge, na katerih se bo proizvod uporabljal:
atributi trgov, poti distribucije proizvoda;
 vse pravne in normativne zahteve za vse trge, ki
jih je treba izpolniti;
 ustrezne ciljne skupine, predvidene uporabnike
in druge osebe, ki se bodo poučevale o uporabi
proizvoda.
Po opravljenih zgornjih analizah je treba pripraviti
podroben seznam zahtev pred začetkom priprave
dokumentacije.  Navodila za uporabo je treba razviti
na podlagi dobro načrtovanega koncepta, da se
zagotovita doslednost in dostopnost informacij. Koncept
je treba opredeliti in pojasniti s primeri v vodniku za
slog. Še zlasti če navodila za uporabo pripravi skupina
tehničnih piscev, in to v daljšem časovnem obdobju, je
za zagotavljanje kakovosti in doslednosti potreben
vodnik po slogu in ustrezno usposabljanje tehničnih
piscev.
V večini primerov prevajanje ne more biti boljše
kakovosti kot izvorno besedilo, zato je za kakovost in
ustreznost prevedenega besedila izjemno pomembna
kakovostna in prevajalska ustreznost izvornega besedila.
Zahteve glede skladnosti s standardom IEC 82079-1
so odvisne od tega, ali dobavitelj vzdržuje
razpoložljivost dokazov, da so bila navodila za uporabo
ovrednotena bodisi s strokovnim pregledom ali z
empirično oceno, na primer preskusom uporabnosti, v
skladu z zahtevami in navodili iz prilog standarda A, B
in C. Navodila za uporabo lahko ocenjujejo ustrezno
usposobljeni strokovnjaki. Ti strokovnjaki prej ne smejo
biti vključeni v pisanje navodil za uporabo ali sodelovati
pri razvoju, načrtovanju, proizvodnji ali trženju tega
proizvoda.
Za zagotavljanje kakovosti navodil za uporabo je
treba ta natančno pregledati v skladu z zahtevami in
slogovnim vodnikom po navodilih strokovnjaka na
področju tehnične komunikacije. Za to branje in
nadaljnje urejanje je treba predvideti dovolj časa.
4.3 Standardi, na katere se sklicuje IEC 82079-1
Standard IEC 82079-1 se sklicuje na veliko drugih
standardov z različnih področij. Če zadeva naš
proizvod, je primerno, da jih upoštevamo pri svojem
delu.
 ISO 11429 – Ergonomija – Sistem zvočnih in
vizualnih opozorilnih ter informacijskih signalov
 ISO 15006 – Cestna vozila – Ergonomski vidiki
transportnih informacij in kontrolnih sistemov –
Specifikacije za zvočno predstavitev v vozilu
 ISO/TR 16352 – Cestna vozila – Ergonomski vidiki
transportnih informacij in kontrolnih sistemov –
Opozorilni sistemi
 ISO 9241-300 – Ergonomija medsebojnega vpliva
človek-sistem – 300. del: Uvod v zahteve za
elektronske slikovne zaslone
KONCEPT PRIPRAVE NAVODIL ZA UPORABO PROIZVODOV 67
 ISO 7010 – Grafični simboli – Varnostne barve in
varnostni znaki – Registrirani varnostni znaki
 ISO 9186 – Grafični simboli – Preizkusne metode
 ISO 3864 – Grafični simboli – Varnostne barve in
varnostni znaki
 ISO 11683 – Embalaža – Otipni opozorilni znaki –
Zahteve
 ISO 14617 – Grafični simboli za diagrame
 IEC 60417 – Grafični simboli za uporabo na opremi
 IEC 60617 – Grafični simboli za sheme
 ISO 7731 – Signali za nevarnost na javnih in delovnih
območjih – Zvočni signali za nevarnost
 ISO 60073 – Basic and safety principles for man-
machine interface, marking and identification –
Coding principles for indicators and actuators
 ISO 639 – Kode za predstavljanje jezikov
 ISO 62507-1 – Zahteve za identifikacijske sisteme, ki
omogočajo nedvoumno izmenjavo informacij – 1. del:
Načela in metode
 IEC 61506 – Merjenje in nadzor industrijskih
procesov – Dokumentacija aplikacijske programske
opreme
 IEC 60204-1 – Varnost strojev – Električna oprema
strojev – 1. del: Splošne zahteve
 ISO 12100 – Varnost strojev – Splošna načela
načrtovanja – Ocena tveganja in zmanjšanje tveganja
 IEC 81346 – Industrijski sistemi, inštalacije in oprema
ter industrijski izdelki – Načela strukturiranja in
referenčne oznake
 IEC 60529 – Stopnja zaščite, ki jo zagotavlja ohišje
(koda IP)
 ISO 80000 – Veličine in enote
 IEC 61355-1 – Klasifikacija in označevanje
dokumentov za naprave, sisteme in opremo – 1. del:
Pravila in klasifikacijske razpredelnice
 ISO 60825-1 – Varnost laserskih izdelkov – 1. del:
Klasifikacija opreme in zahteve
 ISO/IEC Guide 71 – Vodnik za obravnavo
dostopnosti v standardih
 ISO/IEC Guide 37 – Navodila za uporabo izdelkov s
strani potrošnikov
 ISO/IEC Guide 51 – Varnostni vidiki – Smernice za
njihovo vključitev v standarde
 ISO/IEC Guide 14 – Proizvodi in sorodne storitve –
Informacije za potrošnike
5 ZAKLJUČEK
Navodila za uporabo so zelo pomemben sestavni del
proizvoda. Žal se marsikdo začne tega zavedati šele
takrat, ko mora prevzeti odgovornost ter zagotoviti
finančna sredstva, ker se je na primer zgodila nesreča
zaradi pomanjkljivih navodil ali neustreznega
varnostnega opozorila.
Tako kot želimo avtomatizirati vse preostale procese,
prihraniti čas in povečati kakovost, je treba tudi na tem
področju narediti korak naprej in najti rešitve, kako
organizirati procese, ki so povezani z zasnovo in
pripravo navodil za uporabo. Vsaka organizacija pa
mora glede na svoje potrebe in področje najti še
preostale ustrezne ideje, ki bi izboljšale in olajšale
delovne procese. Zaradi vseh teh težav in nereda na
področju navodil za uporabo je v svetu uveljavljen
poklic tehničnega komunikatorja, ki skrbi za enotno
tehnično dokumentacijo v organizaciji, v Sloveniji pa
smo nekoliko v zaostanku in tovrstnega izobraževanja
še nimamo organiziranega.
V članku je predstavljen koncept priprave navodil za
uporabo po standardu IEC 82079-1. V razvojno
naravnanih podjetjih je pogosto veliko pomanjkljivosti v
načrtovanju priprave navodil in nasploh je koncept
organizacije pisanja navodil slabo zasnovan. Literature,
ki bi podjetjem pomagala pri strukturiranem načrtovanju
tehniške dokumentacije, ni veliko, še zlasti v
slovenskem jeziku. Članek posreduje informacijo, ki je
v [6] podrobno pojasnjena. V dodatku [6] je predloga, ki
vsebuje vse potrebne informacije, ki naj bi bile zajete v
navodilih za uporabo za določen proizvod, in je
zasnovana univerzalno – torej primerna za katerikoli
proizvod, od enostavnega do kompleksnega. V vsakem
poglavju je sivo polje s kratkimi navodili za pisanje
vsebine sledečega poglavja. Našteta so tudi področja, ki
jih vključimo v podpoglavja, če so primerna za
posamezen proizvod. Predloga je lahko dober priročnik
za začetnike kot tudi za tiste, ki želijo svoja navodila
zastaviti z novim strukturiranim konceptom.